Effektive Zeitplanung für UnternehmerInnen

Eine gute Zeiteinteilung ermöglicht es dir nicht nur, Deadlines einzuhalten und den Überblick über deine Arbeit zu behalten, sondern auch deine Ziele zu erreichen. Indem du deine Zeit sorgfältig planst, kannst du Engpässe vermeiden, Stress reduzieren und deine Leistungsfähigkeit steigern. Vielleicht denkst du, dass du schon alles darüber weißt, aber dennoch kennst du sicherlich das Gefühl, am Ende des Tages fast nichts geschafft zu haben oder dass dein Tag 48 Stunden bräuchte. Genau dafür habe ich einige Tipps und Tricks mitgebracht, die du sofort anwenden und in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst:

• Prioritäten setzen

Anstatt einfach deine To-Dos Stück für Stück willkürlich abzuarbeiten, nimm dir zu Beginn des Tages einen Moment Zeit, um deine Aufgaben zu priorisieren. Identifiziere die drei wichtigsten Aufgaben, die du heute erledigen musst, und konzentriere dich auf diese. Das hilft dir, dich auf das Wesentliche zu fokussieren und sicherzustellen, dass du die wichtigsten Dinge zuerst erledigst. Ein mögliches Tool dafür ist die Eisenhower-Matrix.

• Digitale Tools nutzen

Die meisten von uns kennen das Problem: Aufgaben sind über verschiedene Plattformen und Apps verteilt, was es schwer macht, den Überblick zu behalten. Nutze Apps, die das Sammeln von Aufgaben erleichtern und dabei unterstützen, diese sinnvoll zu priorisieren. Ein großer Vorteil ist, dass du auf einen Blick siehst, was wann zu tun ist, und keine Aufgaben oder Deadlines mehr übersehen kannst. Hilfreiche digitale Tools sind Asana, Trello oder die TickTick.

• Nein sagen

"Nein sagen" ist oft eine Herausforderung, besonders für Frauen. Wir wollen nicht unhöflich oder unfreundlich wirken, aber unser Tag hat nun mal nur 24 Stunden. Wenn wir unsere Zeit damit verbringen, anderen Personen Gefallen zu tun oder zu Dingen Ja sagen, die uns selbst nicht weiterbringen, hindert uns das daran, unsere Ziele zu erreichen.

• Zeitblöcke setzen

Teile deinen Arbeitstag in Zeitblöcke ein und weise jedem Block konkrete Aufgaben oder Projekte zu. Achte darauf, realistische Zeitrahmen zu setzen, und plane genügend Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse und Pausen ein. Indem du deine Zeit bewusst strukturierst, kannst du Ablenkungen minimieren und dich besser auf deine Arbeit konzentrieren.

• Krötentag

Plane dir eine fixe Zeit in deinem Kalender ein, um unliebsame Aufgaben zu erledigen, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben. Ich blockiere mir gerne den Mittwochmorgen für 2 Stunden und nutze diese Zeit, um Termine zu organisieren, Rechnungen zu schreiben, E-Mails aufzuarbeiten und Überweisungen durchzuführen.

• Fokuszeit

Plane dir eine fixe Zeit in deinem Kalender ein, um unliebsame Aufgaben zu erledigen, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben. Ich blockiere mir gerne den Mittwochmorgen für 2 Stunden und nutze diese Zeit, um Termine zu organisieren, Rechnungen zu schreiben, E-Mails aufzuarbeiten und Überweisungen durchzuführen.

• Pausen & Urlaub einplanen

Eine effektive Zeitplanung bedeutet nicht, ununterbrochen zu arbeiten. Regelmäßige Pausen und Urlaube sind entscheidend, um fokussiert zu bleiben und wirklich produktiv zu sein. Plane daher bewusst längere Pausen, um dich zu erholen und neue Energie zu tanken. Das hilft dir, in deinem Arbeitsalltag frisch und konzentriert zu bleiben.

• Delegiere und outsource

Du musst nicht alles selbst erledigen. Delegiere Aufgaben an (virtuelle) AssistentInnen oder nutze externe DienstleisterInnen für bestimmte Aufgaben. Baue dir Personen um dich herum auf, denen du vertrauen kannst. Dadurch gewinnst du mehr Zeit, um dich deinen persönlichen Aufgaben und Stärken zu widmen.